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////Définition de la gestion et la planification budgétaire

La gestion et la planification budgétaire

 Par Nicolas Gurnot : entrepreneur, expert comptable, commissaire aux comptes Paris

Le 04 aout 2017

 

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Vous souhaitez mettre en place un budget ?
Vous vous demandez quels sont les outils nécessaires à la mise en place d’un budget ?
Vous souhaiteriez comprendre les différents types de budgets qui s’offrent à vous et comment séparer le court-terme du long terme ?

Avec Conseil & Audit, commissaire aux comptes Paris, vous allez découvrir les grands principes de la planification et de la gestion budgétaire.

L’objectif de ce guide est de présenter les grands principes de la gestion budgétaire et de présenter comment il est séparé de la planification budgétaire.

1/ La distinction entre la planification budgétaire et le budget ?

La stratégie

Pour faire la distinction entre la planification budgétaire et budget il est nécessaire de définir la stratégie. La stratégie est un ensemble d’actions organisées en vue d’atteindre des objectifs en lien avec l’environnement de la société.

Elle doit assurer la pérennité de l’organisation tout en respectant un niveau de performance satisfaisant pour ses différents partenaires (dirigeants, actionnaires, personnel…).

L’échelle du temps

Tout d’abord, afin de bien comprendre la distinction entre court terme et long terme il est nécessaire de définir les concepts de la planification et la budgétisation.

2/ Présentation des concepts autour de la planification budgétaire

La planification budgétaire est une vision à long terme du projet de l’entreprise qui doit lui permettre de réaliser ses objectifs. Il est directement lié à la stratégie de l’entreprise.

2.1 La planification budgétaire

En fonction des objectifs fixés, la direction doit prévoir et organiser les actions et les ressources allouées pour diriger les activités de la société. Cette planification porte sur une durée plus ou moins longue (3 à 5 ans).

2.2 le plan stratégique

Il présente les différents marchés sur lesquels évolue la société. Il présente également les produits et technologies de l’entreprise, les objectifs et les moyens pour les atteindre. Il est une vision à moyen terme (3 à 5 ans).

Ce plan est élaboré par la direction générale avec la concertation des responsables de chaque fonction de l’entreprise.

Il sert de cadre aux actions des responsables des unités décentralisées.

2.3 Le plan opérationnel

Il est élaboré en accord ou sur proposition des centres de responsabilité. Il représente les modalités pratiques de mise en œuvre de la stratégie sur 2 à 3 ans.

Il constitue un passage obligé entre le plan stratégique et les budgets.

Il est souvent effectué avec les budgets dans un plan glissant.

2.4 Le plan glissant

Un plan glissant est un plan reformulé périodiquement de manière à tenir compte des réalisations effectives de l’entreprise et des évolutions économiques les plus récentes.

Ainsi on voit qu’avant de définir un budget il est nécessaire de prendre du recul et d’avoir une réelle connaissance de la stratégie de l’entreprise. Car pour être pleinement efficace le budget doit découler de la stratégie de l’entreprise.

3/ Présentation des définitions de base relatives à la gestion budgétaire

3.1 Budget

La définition du budget

Il s’agit d’une prévision à moins d’un an. Il consiste à traduire en programme d’actions chiffres que l’on appelle budget les décisions que prend la direction avec la participation des différents responsables.

Les contrôles à mettre en place

Réalisé le budget ne suffit pas, il est également nécessaire de réaliser un contrôle a posteriori des réalisations avec les prévisions afin de mettre en évidence les écarts significatifs et les actions correctives nécessaires.

3.2 les deux principales méthodes de réalisation du budget

On distingue principalement deux méthodes afin de réaliser un budget :

  • Les budgets imposés (top-down) : la hiérarchie assigne à chaque responsable ses objectifs et lui affecte des moyens.
  • Les budgets négociés (bottom-up) : Une procédure de navette est instaurée entre les responsables opérationnels et leur hiérarchie sur des propositions d’objectifs.

Il existe, bien entendu, une multitude de processus budgétaires entre ces deux cas extrêmes.

4/ Quelles sont les règles à respecter afin d’avoir un processus budgétaire efficace ?

4.1/ L’intérêt du contrôle de gestion

Le contrôle de gestion doit, pour permettre un contrôle budgétaire efficace, définir les centres de responsabilités. Il doit servir de liaison et d’arbitrage entre les centres de responsabilités et décider du degré d’autonomie des centres afin de mettre en place des unités de mesure des performances.

Pour que le processus budgétaire soit efficace et il est donc nécessaire que le contrôle de gestion ait un rôle de médiateur.

4.2/ l’importance de l’implication des différents acteurs

L’un des objectifs d’un budget est de motiver les individus. Pour obtenir leur adhésion au projet de l’entreprise, il est important d’impliquer les acteurs à tous les niveaux du processus budgétaire. Il est préférable de définir des objectifs et des moyens délimites et précis.

Remarque : le budget ne doit pas permettre de sanctionner une faute au risque de voir les parties prenantes au processus budgétaire démotiver et ne plus participer à la mise en place du processus budgétaire l’année suivante.

5/ Présentation des différents types de budgets

Il n’existe pas un, mais des budgets. Nous allons si voir les différents types de budgets que peuvent mettre en place une société.

5.1 Le budget des ventes

C’est en général le premier budget auquel pense une société. Il a pour objectif de déterminer le volume d’activité et sa réalisation conditionne les autres budgets.

5.2 Le budget de la production

Il permet de déterminer le rythme de production, dans des conditions optimales compte tenu des prévisions de ventes.

5.3 le budget des approvisionnements

Il y aura évidemment des différences entre une société qui vend des services et une société qui vend des biens (notamment niveau de la budgétisation des stocks).

On retrouve donc principalement ce type de budget pour les entreprises qui vendent des biens. L’un des objectifs de ce budget est de déterminer le niveau de stock minimum afin d’assurer la sécurité des approvisionnements.

Afin de bien définir ce budget, il est nécessaire de s’intéresser aux concepts suivants.

Stock critique minimum

Il s’agit du niveau de stock utilisé pendant le délai de livraison.

Stock de sécurité

Il s’agit du niveau de stock qui permet de minimiser le risque de rupture.

Stock critique

Il est égal à Stock critique minimum + Stock de sécurité. C’est le niveau de stock qui doit déclencher une commande.

5.4 le budget des investissements

Le plan stratégique de l’entreprise et la nécessité de renouvellement d’immobilisation imposent de programmer des investissements.

Il faut donc choisir quel investissement est le plus rentable et quel moyen de financement lui sera attribué.

Remarque : on le distingue du plan de financement qui est un document pluriannuel qui ressent les emplois et ressources prévisionnels. En effet, le budget des investissements détaille mois par mois les dates et les montants désengagements de l’entreprise alors que le plan de financement a une vision long terme.

5.5 le budget des frais généraux

Définition des frais généraux

Il s’agit des frais qui ne peuvent pas être affectés directement aux autres budgets. Les frais généraux sont générés par les directions fonctionnelles (finance, informatique…).

Les deux approches pour maîtriser les frais généraux

La vision globale

Pour maîtriser ses frais une première approche consiste avoir une vision globale. C’est-à-dire que l’on va fixer une enveloppe en relation avec le chiffre d’affaires que l’on ne doit pas dépasser.

L’approche analytique

Il peut également exister une approche analytique qui définit les missions principales et affecte les effectifs et les dépenses correspondantes aux différents postes de dépenses des frais généraux.

5.6 le budget de trésorerie

À l’aide des budgets définis précédemment, la société va définir ses encaissements et ses décaissements. C’est un budget spécifique, car il ne peut être établi qu’une fois que l’ensemble des autres budgets ont été réalisés et approuvés.

Il permet de déterminer la situation financière de l’entreprise et mettre en évidence les mois où il existe un risque d’insuffisance de liquidité.

6/ zoom sur le budget des frais de personnel

Le budget du personnel est un budget à part, car il nécessite une estimation de son évolution dans le futur lié à un facteur humain qui est donc plus difficile à quantifier.

6.1 / la définition de la masse salariale

La masse salariale représente l’ensemble des salaires versés à une population donnée pour une période donnée, généralement l’année.

Il est nécessaire de prendre en comptes les charges patronales et les primes non soumises à charges.

6.2/ les évolutions de la masse salariale

Son évolution dépend de facteurs structurels qui vont au-delà de la simple hausse nominale du taux des salaires.

Évolution en niveau

Il s’agit de la Variation du salaire mensuel d’une personne ou d’un groupe de personnes (à composition constante) entre deux dates données.

Évolution en masse

Il s’agit de la Variation du salaire annuel d’une personne ou d’un groupe de personnes (à composition constante) entre deux années successives.

Effet report

Il s’agit de mesurer les Incidences des augmentations de salaire survenues au cours d’une année sur la progression de la masse salariale de l’année suivante.

Remarque : Si les salaires sont constant alors l’augmentation en niveau = augmentation en masse x Effet repport:

6.3/ les différents effets que peut subir la masse salariale

Effet d’effectif

Il s’agit du taux de variation de la masse salariale causé par la variation de l’effectif des salariés.

Effet de structure

Il s’agit du taux de variation de la masse salariale causé par la variation de la répartition des salariés entre les catégories professionnelles.

Effet de Noria

Il s’agit du taux de variation de la masse salariale causé par la variation de l’ancienneté des salariés.

6.4 comment calculer l’augmentation de la masse salariale ?

L’augmentation de la masse salariale est égale à :

6.5 comment calculer la masse salariale ?

La masse salariale est égale à :

7/ conclusion

Nous avons donc vu quelles sont les principales différences entre la planification et le budget.

Pour conclure, il est important d’avoir une vision sur une année et un plan stratégique sur plusieurs années afin que le budget et la planification soient un vecteur de performance de la société. Il est aussi important d’impliquer tous les acteurs dans ce processus.

 

Pour en savoir plus, appelez nous au 01 85 12 11 12 et rencontrez nous afin que nous puissions parler de votre projet.

Notre cabinet de commissaire aux comptes à Paris se situe à l’adresse suivante : Conseil & Audit – 66, avenue des Champs-Élysées – 75008 Paris 8.

Nicolas Gurnot – Entrepreneur, EC, CAC

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Nicolas a travaillé pour l’un des plus grand cabinet d’audit mondial  à Paris et à New York avant de se mettre à son compte et de créer Conseil & Audit. Prix du meilleur mémoire de l’université Paris-Dauphine,  Nicolas a développé une expertise dans l’audit des entreprises de toute tailles, dans l’accompagnement des dirigeants et la gestion de leur entreprise, mais également dans le développement de patrimoine.

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